Work Breakdown Structure

Alasan pembuatan dan estimasi WBS : waktu (jadwal), pengelolaan, alat komunikasi.

Macam-macam WBS :

• Contract WBS (CWBS) : high level tracking, 2 atau 3 level pertama untuk progress report (RFP / RFQ)
• Project WBS (PWBS) : lowest level tracking, dibuat untuk manajer

Tipe-tipe WBS :

• Process WBS : activity-oriented. Contoh : requirement, analysis, design, coding, testing, maintenance
• Product WBS : entity-oriented. Contoh : financial engine, interface, database
• Hybrid WBS : gabungan antara process WBS dan product WBS

Langkah-langkah Manajemen Proyek

• Menentukan tujuan dan ruang lingkup proyek
• Memilih daur hidup perangkat lunak
• Menentukan organization dan team form -> kriteria yang diperlukan
• Memulai seleksi tim : berdasarkan knowledge dan expertise (pengalaman)
• Menentukan risiko : risiko kegagalan proyek, waktu, biaya, SDM
• Membuat Work Breakdown Structure (WBS) : task-task pada point 2 diperinci, kalau terlalu lama bisa dipecah antara 8-80 jam
• Identifikasi task
• Estimasi ukuran : lamanya proyek, banyaknya tim, banyaknya fungsional
• Estimasi effort : lamanya mengerjakan, biaya
• Identifikasi task dependecy : membuat Gantt Chart
• Assign resource : identifikasi staf-staf yang bertanggung jawab terhadap task
• Schedule work

planning, estimating, dan scheduling

• Planning : identifikasi kegiatan (tanpa menetapkan waktu awal dan waktu selesai)
• Estimating : menentukan ukuran dan durasi kegiatan
• Scheduling : menambahkan waktu awal dan waktu akhir kegiatan serta menentukan resource

Project Manager

Pekerjaan project manager :

• Menentukan ruang lingkup proyek : nama, deskripsi, tujuan, ruang lingkup proyek
• Identifikasi stakeholder : menghubungi stakeholder, persetujuan, kontrak
• Membuat daftar pekerjaan secara rinci : Work Breakdown Structures (WBS)
• Estimasi kebutuhan waktu
• Membuat flow chart manajemen proyek awal
• Identifikasi resource dan budget yang diperlukan
• Evaluasi kebutuhan proyek
• Identifikasi dan evaluasi resiko
• Menyiapkan contingency plan (rencana alternatif jika resiko terjadi)
• Identifikasi interdependensi
• Identifikasi critical milestone
• Berpartisipasi dalam fase review proyek
• Mengamankan resource-resource yang diperlukan
• Memanaje proses perubahan kontrol
• Melaporkan status proyek

Menurut Project Management Institute, struktur project manajer ditentukan oleh :

• Process
  • Project manager process : mendeskripsikan dan mengorganisasikan kerja proyek
  • Product-oriented process : menentukan dan membangun produk proyek
• Knowledge area (ada 9)
  • Core functions : scope, time, cost, quality management
  • Facilitating functions : human resource, communication, risk, procurement management
  • Project integration management

Kesuksesan Proyek

Tingkat kesuksesan proyek diukur dari :

• Ketepatan waktu : semakin cepat selesai semakin baik
• Biaya : semakin rendah semakin baik
• Kemampuan perangkat lunak yang dihasilkan

Ukuran kesuksesan proyek :

• Project size : banyaknya requirement yang harus diakomodasi oleh perangkat lunak.
• Project duration : waktu yang diperlukan, mulai dari definisi sampai release proyek
• Project team size : jumlah orang yang terlibat dalam proyek

Faktor-faktor yang mensukseskan proyek :

• Executive support : orang yang mengambil keputusan / pengendali dalam proyek, bisa pimpinan atau manajer. Contoh pada FRS Online : rektor, dekan
• User involvement : orang yang menggunakan perangkat lunak. Contoh pada FRS Online : mahasiswa, dosen
• Experience project manager : banyaknya proyek yang dikerjakan dengan sukses, lamanya menangani proyek
• Clear bussiness objectives : visi dan misi terdokumentasi
• Minimized scope : ruang lingkup disesuaikan dengan resource
• Standard software infrastructure
• Firm basic requirements
• Formal methodology : menggunakan metode yang sering digunakan. Contoh : waterfall, extreme programming
• Reliable estimates : melibatkan kedua belah pihak (dan external team)

Perbedaan Manajemen Program dan Manajemen Proyek

• Manajemen program meliputi : job desk, rule, sasaran, target. Memerlukan impersonal relationship (hubungan kerja)
• Manajemen proyek meliputi : tool yang diperlukan supaya program dapat berjalan / mencapai tujuan. Memerlukan personal relationship (hubungan kemanusiaan)

Manajemen proyek merupakan bagian dari manajemen program. Manajemen program merupakan bagian dari manajemen perusahaan (company management).

Resource dalam manajemen proyek adalah waktu, biaya, dan SDM.

Fase Software Concept

Fase software concept terdiri dari :

• Concept exploration : pemahaman terhadap area bisnis yang dikerjakan. Jenis :
  • Financial, contoh : pada bank keuntungan diukur dari berapa banyak dana yang diputar
  • Membership, contoh : pada jobsdb keuntungan diukur dari jumlah tenaga kerja yang dihimpun
• System exploration :pemahaman terhadap sistem, contoh : konsep, software, hardware, brainware, network

Fase requirement menghasilkan dokumen SRS.

Fase analysis menghasilkan architectural design berupa block diagram.

Fase design menyangkut spesifikasi :

• Hardware : server dan client
• Software : physical database, form, report
• Brainware : kemampuan, pengalaman, expertise

Trade Of Triangle

• Product
  • Ruang lingkup : apakah kemampuan produk sudah sesuai dengan kebutuhan
  • Performance : tingkat pemenuhan kebutuhan / kualitas produk
• Schedule (jadwal) : pengaturan waktu (phase, start, end, pre, post, parallel)
• Cost (biaya) : banyaknya alokasi resource yang diperlukan untuk memenuhi proses pengembangan perangkat lunak. Terdiri dari :
  • Variable cost : penggajian SDM, sewa network
  • Fix cost : pembelian tool

Perbedaan antara Software Project dan Software Process

• Tujuan
  • Software project : efisiensi, ketepatan waktu, keuntungan kualitatif (finansial)
  • Software process : memenuhi kebutuhan, correctness, portability, performance, mendapatkan good product dengan bermacam-macam fitur
• Resource (sumber daya)
  • Software project : SDM (akunting, manajer), tool (excel, office), modal
  • Software process : SDM (programmer, analis, desainer, tester), tool (bahasa pemrograman, rational rose)
• Hasil
  • Software project : jadwal / planning, anggaran, proposal, laporan perkembangan
  • Software process : source code, manual, data, desain, Software Requirement Specifications (SRS)
• Aktivitas
  • Software project : planning, organizing, staffing, directing, monitoring, controlling, innovating (new solution), representing (customer, client, developer)

Software process : requirement analysis, design, coding, testing,

Kelemahan Model

• Meskipun mengakomodasi iterasi, model linier melakukannya secara tidak langsung sehingga
  perubahan-perubahan dapat menyebabkan keraguan saat tim proyek berjalan
• Jika user sulit menyatakan semua kebutuhannya secara explisit, model ini sulit mengakomodasi
  ketidakpastian itu
• User harus bersabar karena hasil baru bisa dinikmati setelah testing (akhir waktu). Jika ada kesalahan besar yang tidak terdeteksi sampai program yang bekerja tersebut dikaji ulang, bisa menjadi petaka.
• Pengembang sering melakukan penundaan yang tidak perlu. Anggota tim harus menunggu anggota tim lain selesai mengerjakan tugasnya yang mempunyai keterkaitan dan ketergantungan tinggi.